Regulamin e-przetargu
1. Zlecenie przeprowadzenia e-przetargu przez Nabywcę
Nabywca - firma odczuwajaca potrzebę zakupu surowców, materiałów lub usługi, powinna zgłosić mailowo lub telefonicznie ten fakt Administratorowi Portalu, poprzez bramkę na stronie głównej - „Zleć przeprowadzenie e-przetargu"
Pracownik ds. zakupów Nabywcy ma za zadanie dokonanie zakupu, a jego priorytetowym celem jest kupowanie po jak najlepszej cenie.
Nabywca wywołuje zlecenie opisujące jak najdokładniej parametry towaru oraz okoliczności towarzyszących transakcji, w tym:
- nazwę towaru lub usługi wyrażoną według fachowej nomenklatury
- ilość potrzebną w dostawie
- jednostkę miary zastosowaną do określenia ilości
- odwołanie do norm technicznych jakie ma spełniać towar
- żądane certyfikaty lub deklaracje zgodności z Dyrektywami UE
- termin dostawy pierwszej partii lub całości
- wymagania co do specyfiki opakowania
- określenie strony będącej płatnikiem kosztów transportu
- porządany termin odroczonej płatności
Im bardziej dokładne jest zlecenie, tym bardziej przejrzyste i czytelne jest porównanie ofert różnych firm. Nabywca ma w ten sposób możliwość podjęcia decyzji co do przyszłego dostawcy na podstawie kryterium ceny.
Nabywca przekazuje Administratorowi listę potencjalnych Dostawców lub zleca przygotowanie listy z bazy systemu.
Nabywca zatwierdza listę potencjalnych Dostawców przed otwarciem przetargu i ich powiadomieniem.
Nabywca może ustalić przetarg jako otwarty, do którego mogą przystapić dowolne firmy weryfikowane wstępnie od strony formalno-prawnej wyłącznie przez Administratora.
2. Przystąpienie do przetargu przez Dostawcę
Potencjalnym Dostawcą zostaje firma, która zgłosi się do Administratora Portalu w dowolnym czasie i poda zakres zainteresowania branżowego poprzez bramkę na stronie głównej- „Zarejestruj się w systemie".
Dostawca zostaje zaproszony do konkretnego przetargu, jeśli wskaże go Nabywca zlecający przetarg lub gdy przetarg ustalony jako otwarty dotyczy jego zakresu zainteresowania branżowego.
Dostawca zostaje zapoznany z parametrami towaru lub usługi oraz towarzyszącymi wymaganiami określonymi przez Nabywcę i gdy jest zainteresowany to otrzymuje hasło dostępowe umożliwiające udział w konkretnym e-przetargu w danym dniu od określonej godziny.
Ewentualne propozycje modyfikacyjne odnoszące się do stawianych przez Nabywcę wymagań można zgłaszać jako własny Komentarz do licytowanej ceny lub na wewnętrznym Czacie podczas trwania e-przetargu. Komentarz widzi tylko Nabywca i Administrator,a Czat jest widoczny dla wszystkich uczestników e-przetargu.
Uczestnicy przetargu mogą porozumiewać się za pomocą tzw."czatu". Czat widoczny dla wszystkich stron generalnie służy do doprecyzowania oczekiwań specyficznych np. wymagań technicznych i będzie moderowany przez Administratora.
3. Przebieg e-przetargu - Licytacja na żywo
Administrator tworzy nowy przetarg po zatwierdzeniu listy Dostawców przez Nabywcę i ustala jego datę oraz czas trwania od godziny X do godziny Y.
O jego termine zostają zawiadomieni wytypowani Dostawcy oraz w przypadku przetargu otwartego firmy z całej bazy danych odpowiednie branżowo.
Dostawcy zainteresowani wzięciem udziału, w dniu przetargu umieszczają w systemie swoje „wyjściowe" ofery.
Dostawcy znają Nabywcę, lecz sami Dostawcy występują wobec siebie anonimowo jako:
Dostawca 1, Dostawca 2, Dostawca 3 itd.
Dostawcy w trakcie przetargu widzą pozycję swojej oferty cenowej na tle wyróżnionej, najbardziej atrakcyjnej oferty.
W czasie przetargu tylko Administrator zna nazwy firm schowane pod kolejnymi numerami Dostawców.
Nabywca obserwuje zmiany oferowanych cen, może odpowiadać na Komentarze-pytania wstawiane przez Dostawców oraz brać udział w ogólnym Czacie.
W momencie celowego lub przypadkowego wstawienia oferty nierealnej, zakłócającej normalny przebieg przetargu Dostawca zostaje natychmiastowo wyeliminowany przez Administratora.
Dostawca ten jeśli usprawiedliwi swoje przypadkowe zachowanie może być przywrócony do trwającego jeszcze e-przetargu przez Administratora.
4. Rozstrzygnięcie przetargu
Zakończenie przetargu następuje, gdy minie czas wyznaczony na jego przebieg np. dwie godziny i cena nie zmieni się w ostatnich 5-ciu minutach przetargu.
Jeśli cena zmieni się w ciągu ostatnich 5-ciu minut, to do ustalonego czasu zamkniecia przetargu zostanie doliczone dodatkowe 5 minut. Jeśli w ostatnich 5-ciu minutach dodatkowego czasu cena ulegnie zmianie doliczane jest kolejne 5 minut.
Administrator przekazuje Dostawcom biorącym udział w przetargu raport z przebiegu przetargu.
Dane zwycięskiego Dostawcy zostają przekazane Nabywcy celem niezwłocznego zawarcia formalnej Umowy o dostawie towaru lub wysłania przez Nabywcę zamówienia i otrzymania jego potwierdzenia od Dostawcy, na warunkach z e-przetargu.
Internetowa Platforma Przetargowa zakłada działanie stron w dobrej wierze i nie stosuje wadium.
IPP nie ponosi żadnej odpowiedzialności za uchylenie się stron od zawarcia umowy o dostawę na warunkach wylicytowanych w e-przetargu.
Niewywiązanie się przez którąkolwiek ze stron z wylicytowanej dostawy spowoduje restrykcyjne odsunięcie od dalszych udziałów w e-przetargach.
Uchylenie się Dostawcy może narazić na wystąpienie Nabywcy na drogę sądową z Kodeksu Cywilnego o rekompensatę za poniesione straty.